Налоговая проверка организации: как к ней подготовиться и что делать

Основной вопрос: что делать, если налоговая инспекция скоро придет к вам с проверкой? Какие действия помогут успешно ее пройти? Как подготовить сотрудников компании к допросу?

Решение: перед проверкой проведите аудит документов и механизмов налогообложения тех или иных операций, назначьте лиц, которые отвечают за сбор, подготовку сведений и вправе давать комментарии инспекторам ИФНС. В ходе проверки не отказывайтесь отвечать на запросы, лучше уточняйте их. Если инспекция вызвала сотрудника на допрос, отправьте его вместе с юристом и попросите отвечать без гипотез и домыслов.

Налоговая проверка — это своеобразный стресс-тест менеджмента и работников. Чтобы его выдержать, нужно заранее подготовиться и правильно действовать, когда начнется сама проверка. Необходимые мероприятия проводите в два этапа: до того, как налоговые инспекторы появились в компании (или потребовали представить документы), а также в ходе самой проверки. Профессионалы расскажут, что делать, и помогут избежать ошибок.

Заранее определите работников, которые должны взаимодействовать с инспекторами УФНС. Выберите компетентных сотрудников, которые будут отвечать на вопросы и выполнять поручения проверяющих, на остальных наложите «локальное вето» в виде Положения о коммерческой тайне (письменный запрет давать разъяснения, с которым сотрудники знакомятся под подпись).

Подготовьте акты, которые организуют работу сотрудников компании с проверяющими. Регламентировать работу с проверяющими — значит пресечь хаос, контролировать движение информации, суметь вовремя и правильно довести свои аргументы до сведения проверяющих, избежать ненужных противоречий. Чтобы этого добиться, определите на уровне локальных нормативных актов, кто из сотрудников что делает в ходе проверки. Решите, кто вправе общаться с проверяющими и получать процессуальные документы (обычно это налоговый менеджер и/или главный бухгалтер).

Назначьте лиц, которые готовят документы по требованиям проверяющих (часто это сотрудники бухгалтерии), возложите на них ответственность за коммуникацию с налоговым органом. Это нужно, чтобы в ходе проверки исключить риски неформального общения налоговых инспекторов с сотрудниками организации.

Люди, которые далеки от налоговой тематики, могут из самых лучших побуждений домысливать, а также излагать факты неточно (особенно если эти факты не входят в сферу их должностных обязанностей). Атмосфера неформальной беседы «без протокола» располагает к этому. Избежать этого поможет простое правило: если проверяющие официально не вызывают сотрудника на допрос или для дачи пояснений, он должен иметь возможность сослаться на внутренний приказ, который запрещает давать пояснения представителям УФНС. Нужно получить сведения — вызывайте на допрос.

Ознакомьте под подпись всех сотрудников компании с положением о порядке общения работников организации с представителями налогового органа. Если это невозможно (например, ввиду большой численности компании), ознакомьте с приказом лиц, которые могут контактировать с проверяющими, например сотрудников отдела продаж или закупок. Если этого не сделать, приказ не поможет добиться централизованного, упорядоченного и контролируемого взаимодействия с налоговым органом.

Заранее закрепите в приказе, кто из должностных лиц организации отвечает за процессуальное и содержательное сопровождение проверки (кто будет оценивать законность и исполнимость требований проверяющих, следить за сроками, формировать правовую позицию для пояснений, взаимодействовать с внешними аудиторами и привлеченными юристами и т. Д.). Утвердите приказом и создайте рабочую группу, которая будет обсуждать и отвечать на запросы налогового органа. В нее включите как работников бухгалтерской и налоговой службы, так и сотрудников юридического отдела. Последние прежде всего обязаны контролировать действительность доверенностей на всех действующих от имени компании лиц, включая привлеченных консультантов. Если в компании есть работники, которые специализируются на вопросах налогообложения, основное бремя общения с налоговым органом должно лечь именно на них. Такой порядок позволит упорядочить общение с налоговым органом, проанализировать его стратегию, поможет выработать единую позицию налогоплательщика и довести ее до сведения проверяющих.

Все организационные вопросы решите заблаговременно. Чтобы это сделать, издайте приказ руководителя о порядке работы с УФНС в ходе мероприятий налогового контроля. Такой документ пригодится, поскольку отдельные контрольные мероприятия предпринимаются без назначения камеральной или выездной проверки. Например, налоговый орган вправе вне рамок проверки запросить информацию о конкретной сделке, вызвать сотрудника на допрос или для дачи пояснений (п. 2 ст. 93.1 НК РФ). Если в компании за взаимодействие с ИФНС отвечает конкретное лицо на основании приказа, не возникнет вопроса о том, кто должен готовить документы.

Найдите место, где разместить проверяющих в ходе выездной проверки. Выделите помещение для работы инспекторов ИФНС. В отдельном кабинете они не будут мешать деятельности компании и отвлекать своим присутствием сотрудников.

Вопрос размещения урегулируйте в локальном нормативном акте. Издайте приказ о порядке пребывания сотрудников налогового органа на территории организации. Доступ организуйте в часы работы организации и в помещении, где будут предоставляться документы для работы.

Если проверяющие планируют ознакомиться с деятельностью организации (например, изучить ее производственные мощности), им необходимо официально провести осмотр территорий (помещений) налогоплательщика. Для этого понадобятся понятые, протокол и соблюдение других формальностей. Так, осмотр при камеральной налоговой проверке возможен только при получении мотивированного постановления о проведении осмотра, утвержденного руководителем налогового органа (или его заместителем), а произвести его можно, только если проверка проводится по НДС, когда его сумма к уплате (по мнению инспекции) занижена или же заявлена к возмещению.

Вы вправе отказать налоговому инспектору в предоставлении места для его присутствия на территории вашей компании на постоянной основе во время проведения проверки, уведомив письменно налоговый орган в начале ВНП и согласии, чтобы проверку инспектор осуществлял на своем рабочем месте в налоговом органе.

Заблаговременно проведите аудит проблемных вопросов, наведите порядок в документах. Подготовка процедурного характера не заменяет собой подготовки по существу. До проверки проведите собственный аудит вопросов, самых проблемных с точки зрения практики налоговых споров.

Регулярно проверяйте, есть ли среди ваших контрагентов компании с признаками однодневки. Этот аспект важен, если по операциям с такими компаниями применяются вычеты по НДС.

Для проверки подойдут не только открытые источники или специальные информационные базы, но и прямые запросы у контрагентов справок об отсутствии задолженности по налогам и сборам. Последняя судебная практика по делам о вычетах по НДС показывает важность критерия сформированности в бюджете базы к вычету.

Порядок действий во время проверки зависит от ее вида (камеральная или выездная). Если это проверка камеральная, то проверяющие в большинстве случаев работают без выхода на территорию налогоплательщика. Это преимущественно документальная проверка. При необходимости ИФНС назначает осмотр территории и помещений.

Закон ограничивает круг исследуемых при проведении камеральной налоговой проверки документов, но приводит много оговорок и исключений. Согласно пункту 7 статьи 88 НК РФ, налоговый орган не вправе истребовать у налогоплательщика дополнительные сведения и документы, если иное не предусмотрено указанной статьей или если представление таких документов вместе с налоговой декларацией (расчетом) не предусматривает НК РФ.

Перепроверьте, могут ли истребуемые документы или сведения действительно запрашиваться инспекцией. Так, например, при выявлении противоречий между сведениями об операциях, отраженных контрагентами в декларациях по НДС, у налогового органа возникает право истребования первичных и иных документов по таким операциям. Истребование документов по операциям, которые закон освобождает от обложения НДС, незаконно.

Не отказывайтесь представить документы, уточните связь между ними и целью проверки. В ходе выездной проверки налоговый орган вправе задействовать весь спектр своих контрольных полномочий. Ключевые контрольные полномочия дают ему возможность истребовать любые «необходимые для проверки» документы (ст. 93 НК РФ) и допрашивать свидетелей.

Проверяемая компания обязана представлять только документы, «необходимые для исчисления и уплаты налогов» (подп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это значит, что налогоплательщик в ответе на требование ИФНС вправе попросить налоговый орган конкретизировать связь запрошенных документов с исчислением и уплатой налогов, начать диалог о необходимости представить документы. Такой способ лучше, чем прямой отказ. Если компания не передаст сведения, она рискует спровоцировать выемку документов или оказаться оштрафованной. Согласно пункту 1 статьи 126 НК РФ, размер штрафа за каждый непредставленный документ — 200 рублей, но итоговая сумма штрафа может оказаться накладной для компании, если объем непредставленных документов велик.

Убедитесь, что налоговый орган требует конкретные документы. Закон не наделял налоговый орган правом на сплошное истребование документов. Тем не менее компании часто сталкиваются с таким запросом. Например, инспекция требует представить «документы о хозяйственной деятельности за 2021год» в течение десяти рабочих дней. Когда такие запросы идут один за другим, налогоплательщику приходится мобилизовать всю бухгалтерию. Работа фирмы останавливается, потому что все сотрудники бухгалтерии срочно собирают и копируют документы. Это создает напряженную обстановку, ведет к ошибкам, особенно если УФНС запрашивает не только документы, но и пояснения по ним.

Представьте, что вам за десять дней нужно прокомментировать документы по затратам трехлетней давности, пояснив причины выбора поставщика, обстоятельства заключения сделок, при этом число сделок — несколько тысяч.

В такой ситуации заявите мотивированное ходатайство о продлении срока представления документов. Подайте его не позднее дня, следующего за днем получения требования. Чаще всего сотрудники налогового органа идут навстречу налогоплательщику, продлевая такой срок представления.

Если ходатайство не помогло, ответьте на требование. Укажите, что выездная проверка предполагает ознакомление с документами на территории налогоплательщика. Сообщите, что компания готова представить оригиналы документов в своем помещении. Такой ответ — крайнее средство, но оно помогает ввести коммуникацию с налоговым органом в более или менее разумное русло. Не предпринимайте действий, которые налоговая инспекция воспримет, как отказ представить запрашиваемые документы или противодействие мерам налогового контроля. Налоговый орган в любом случае найдет способ доступа к документам (выемка, запрос документов и информации у третьих лиц и даже привлечение сотрудников правоохранительных органов, например, для обеспечения доступа работников налогового органа в заблокированные помещения проверяемой организации). Попытки противодействия негативно влияют на последующую оценку обстоятельств дела вышестоящим налоговым органом и судом. Памятка компании на случай допроса ее сотрудников

Проведите краткий инструктаж работника перед тем, как отправить его в ИФНС:
1. Не отпускайте работников на допрос в ИФНС без юриста. Необходимо правильно составить доверенность. Юрист в порядке пункта 3 статьи 99 Кодекса вправе делать замечания, подлежащие внесению в протокол или приобщению к Протоколу дополнительные доказательства. При этом ответы на вопросы при проведении допроса дает свидетель самостоятельно. Применять отказ от дачи показаний по ст. 51 Конституции РФ в рамках налоговой проверки нельзя, так как у лица не будут спрашивать информацию в отношении лично его или родственников, потому что тема допроса «в раках деятельности компании». Поэтому этот отказ не будет принят.

2. Не уклоняйтесь от допроса. В силу специфики налогового законодательства налогоплательщик фактически несет бремя доказывания. Лучше, чтобы вызванное на допрос в качестве свидетеля лицо явилось.

3. Проинструктируйте сотрудника, который идет на допрос, чтобы он не высказывал гипотез. Показания свидетеля — способ получения информации о фактах, а не о мнении или предположениях. Задача налогового органа — восстановить в памяти свидетеля картину событий. Сотрудник обязан отвечать на вопросы о деятельности организации, которые относятся к его должностным обязанностям в ней. Корректным будет ответ «не знаю, потому что это не входило в круг моих должностных обязанностей». Ответ «не помню» допустим, главное — не фантазировать. Гипотезы по поводу тех или иных событий могут навредить компании.

4. Напомните сотруднику, чтобы он ознакомился с протоколом, прежде чем расписаться. Свидетель должен убедиться, что инспектор записал показания точно, не смещая акценты. На этом этапе понадобится профессиональная помощь сопровождающего лица, потому что допрашиваемый не всегда оценивает степень искажения информации, когда она излагается казенным языком протокола. При выявлении несоответствий между записями протокола и содержанием показаний свидетель не должен стесняться внести в протокол замечания — НК РФ дает такое право. Возражать на аргументацию налогового органа, основанную на показаниях свидетеля, имея под рукой зафиксированные замечания, будет легче.